Una clave principal consta de uno o varios campos que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirán a lo largo de la tabla nunca.
Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:
Acelera las consultas.
Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la clave principal.
Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones.
Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access.
Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son:
Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una fila.
Seleccionar la opción Clave principal del menú Edición, o bien hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas. En el selector de las filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave, identificando los campos que constituyen como clave principal.
Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseño de tabla, se realiza la operación de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone de un campo ya definido como indexado sí sin duplicados, ese puede ser el campo idóneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder que sí a dicha pregunta, asignará a dicho campo como clave principal: y de no existir ningún campo como indexado sí con duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado sí sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.
Propiedades de la tabla
Es posible establecer ciertas propiedades para la tabla que se está creando. Para ello estando en la ventana de diseño de tabla hay que seleccionar la opción Propiedades del menú Ver, o hacer clic sobre el botón Propiedades de la barra de herramientas. Se visualiza una ventana que contiene una ficha similar a la de propiedades del campo en la cual se presentan las siguientes opciones:
Descripción: se puede introducir un texto que describa el contenido y el uso que se va a hacer de la tabla.
Regla de validación: se puede introducir una expresión para validar los datos de una tabla en función de los datos introducidos en diferentes registros. Permite hacer referencia a diferentes campos de la tabla en la expresión. Como ocurría con las reglas de validación de campos, éstas pueden ser introducidas directamente en el cuadro de texto o a través del generador de expresiones, situado a la derecha del cuadro de texto.
Ejemplos de reglas de validación para la tabla:
Regla de validación
[F_alta]>=[F_nacimiento]+(10*365) Esta regla establece que los socios tienen que ser mayores de 10 años
[F_venta]<=[F_compra]+30 Esta regla impide que la fecha de venta sobrepase en 30 días a la fecha de compra.
[Precio_compra]*2<= [Precio_venta] Esta regla establece que el precio de venta debe ser igual o superior al doble del precio de compra.
Texto de validación: es el texto que se visualizará, al intentar abandonar un registro, cuando no se satisfacen las reglas de validación.
Para abandonar las propiedades de la tabla hay que cerrar la ventana o hacer clic sobre el botón de Propiedades, ya visto anteriormente.
Visualización de una tabla
Existen dos posibilidades de visualizar una tabla, el modo Vista Diseño (su estructura), que es en el cual se ha creado la tabla, y el modo Vista Hoja de datos (entrada y visualización de información), que muestra los datos introducidos en la tabla estableciéndolos en filas y columnas, cada campo en una columna y cada registro en una fila.
Se pueden conmutar ambas visualizaciones de forma rápida a través de sus botones (esquina superior izquierda).
Vista Diseño: para visualizar y modificar el diseño del objeto seleccionado.
Vista hoja de datos: visualización normal de tablas o consultas.